Riziko, že odchod jednoho člověka připraví firmu o dokumenty ke grantu
Instituce podporující startupy měla dokumenty roztříštěné na soukromých discích. Odchod zaměstnance mohl znamenat ztrátu klíčových podkladů ke grantu. Zavedení Google Workspace se sdílenými disky a AI nástroji to vyřešilo.
Výzva
Roztříštěné nástroje a účty ohrožovaly klíčové dokumenty.
Instituce podporuje desítky startupů a inovativních firem v regionu. S růstem týmu ale komunikace a sdílení dokumentů zůstaly roztříštěné napříč soukromými i firemními účty. Soukromé e-maily se mísily s pracovními, dokumenty ležely na různých discích bez jednotné struktury.
Pro instituci s grantovým financováním to není jen nepohodlné, je to riziko. Když zaměstnanec odejde, dokumenty ke konkrétnímu grantu mohou zůstat na jeho soukromém disku. Při auditu je to problém.
Když zaměstnanec odejde, dokumenty ke grantu mohou odejít s ním. Při auditu je to problém.
Řešení
Nejdřív zmapovat, pak nasadit, ne obráceně
Zavedení Google Workspace ve dvou krocích: nejdřív audit existující struktury, návrh sdílených disků a pravidel přístupu, teprve pak samotné nasazení, migrace dat a zaškolení týmu. Souběžně proběhlo nasazení AI nástrojů propojených s novou strukturou.
- 01
Firemní účet s jasnými právy
Každý zaměstnanec dostal firemní účet s přístupovými právy podle své role.
Co se změnilo
Posun, který je vidět
- Soukromé a firemní e-maily promíchané bez jasného pravidlaJednotná platforma se sdílenými disky podle oblasti
- Dokumenty roztříštěné na různých discíchDokumenty zůstávají firmě bez ohledu na to, kdo odejde
- Riziko ztráty dokumentů ke grantu při odchodu zaměstnanceAI nástroje propojené s firemním obsahem
Roste váš tým rychleji, než stíháte budovat systém kolem něj?
Pomůžeme vám nastavit strukturu, která funguje bez ohledu na to, kdo právě je nebo není ve firmě.