Výzva
Firma rostla, ale ruční operativa rostla stejným tempem.
Malá spedice v mezinárodní dopravě má pět lidí a majitele, který si sám postavil interní řešení v Google tabulkách doplněné o vlastní skripty. Firma funguje. Ale s růstem objemu zakázek začala ruční operativa brzdit další expanzi. Tři opakující se činnosti zabíraly 60 % času celého týmu.
Každá objednávka přepravy přišla jako PDF, ze kterého někdo musel ručně přepsat trasu, zákazníka a cenu do tabulky. Urgence dopravcům kvůli chybějícím dokladům o doručení nebo fakturám se trackovaly v hlavě a v Excelu.
Zákazníci se ptali „kde je řidič“ a odpověď vznikala ručním e-mailem. Tým dělal práci, kterou by měl dělat systém, a na obchodní rozvoj tak nezůstával čas.
Tři opakující se činnosti zabíraly 60 % času celého týmu. Na obchodní rozvoj nezůstával čas.
Řešení
Rozšířit stávající řešení firmy, ne ho nahradit drahým systémem za milion
Princip byl jednoduchý: rozšířit nástroje, které firma už používala, místo aby kupovala celý nový systém pro řízení dopravy za mnohonásobně vyšší cenu. AI umí přečíst PDF objednávku a přepsat ji do tabulky, sama upozorní dopravce, když chybí doklady, a zákazníkům dá jednoduchý odkaz, na kterém vidí, kde jejich zásilka právě je.
- 01
Objednávka se sama strukturuje
Přijde objednávka jako PDF → systém z ní automaticky vytáhne důležité údaje → trasa, zákazník, cena a dopravce se objeví přehledně v tabulce.
Co se změnilo
Posun, který je vidět
- 60 % času týmu šlo do ručního přepisu PDF objednávekData z objednávek se strukturují automaticky
- Urgence dopravcům se trackovaly v hlavě a v ExceluUrgence dopravcům odchází bez zásahu člověka
- Statusy pro zákazníky vznikaly ručními e-mailyZákazníci sledují zásilku přes odkaz, bez e-mailů
Chcete zjistit, co ve vaší firmě automatizovat jako první?
Pomůžeme vám vytěžit nástroje, které už používáte, tak, aby vám skutečně sloužily — bez milionové investice do nového systému.