Výzva
Stejná položka, čtyři různé názvy a hodiny navíc při každém párování.
Majitel instalatérské a stavební firmy trávil zhruba 90 % svého času v kanceláři ručním párováním položek. Stejný materiál měl jiný název v nabídce velkoobchodu, jiný v nabídce pro klienta, jiný v soupisu ze stavby a jiný na faktuře. Faktury chodily na dva e-maily, tiskly se do přihrádek, a na konci měsíce šly jeden až dva dny jen na dohledávání v bance, které se ještě nezaplatilo.
Firma neměla výhled na cashflow ani na tři až čtyři týdny dopředu. Reálnou marži znala jen u dvou až tří velkých klientů, u zbytku zakázek nevěděla, jestli skončily se ziskem 350, nebo 700 tisíc.
Cílem majitele nebylo přijmout další asistentku, ale zbavit se administrativy, která ho brzdila v tom, aby firma mohla růst i bez jeho stálé přítomnosti v kanceláři.
Stejný materiál měl čtyři různé názvy a firma neznala reálnou marži u většiny zakázek.
Řešení
Čtyři kroky, první rychlá výhra už za měsíc
Sjednocení všech dat na Google Workspace jako jediném datovém základu. Sdílený disk se stejnou strukturou pro každého klienta (onboarding, aktivní zakázka, archiv), přístupný z telefonu i kanceláře. Claude napojený na Workspace jako asistent pro vyhledávání a diktování. Položková databanka s AI, která sjednočuje názvy materiálu napříč velkoobchody, nabídkami a stavbou. A jako první rychlá výhra: kalendář splatností faktur.
- 01
Splatnosti se propisují samy
Příchozí faktury se automaticky propíšou do Google kalendáře s upozorněním den před splatností, což znamená konec dohledávání v bance na konci měsíce.
Co se změnilo
Posun, který je vidět
- 90 % času majitele v kanceláři ručním párováním položekJedna datová základna přístupná z telefonu i kanceláře
- Faktury rozprostřené ve dvou e-mailech a papírových přihrádkáchSplatnosti faktur v kalendáři s automatickým upozorněním
- Reálná marže známá jen u dvou až tří velkých klientů
Chcete zjistit, kolik hodin vám administrativa reálně bere?
Pomůžeme vám sjednotit data a procesy tak, abyste firmu mohli řídit, ne jen provozovat.